Grundläggande information
- Importen pågår i bakgrunden och användaren kan se status av uppladdningen genom att klicka på knappen Visa status.
- När importen är klar får användaren som laddade upp filen ett mejl. Under Visa status kan användaren se hur importen gick, vilka personer som importerades, vilka som inte importerades och orsak till detta.
- När medlemmarna är importerade kan informationen köras genom andra system så som hämta uppgifter från SPAR. Det går då även bra att skapa och skicka ut inloggningsuppgifter till medlemmar.
För att importera medlemmar till registret:
1. Logga in i IdrottOnline via https://login.idrottonline.se/.
2. Klicka på Administration i toppmenyn.
3. Klicka på Personer i vänstermenyn.
4. Klicka på Ladda ner mall för importfil och fyll i uppgifterna
5. Ladda upp filen genom att klicka på knappen + Importera fil och välj nödvändiga inställningar (se nedan)
Så här går du tillväga för att ladda upp filen:
- Fyll i och kontrollera fälten i filen
- Filen måste vara en Excelfil och innehålla alla efterfrågade kolumner.
- Använder du dig av exportfilen för att importera medlemmar så måste exportfilen exkludera målsmän då målsmän endast kan importeras som medlemmar och inte som målsmän. Väljer du att importera målsmän som medlemmar kommer koppling till vilket barn personen är målsman för inte finnas kvar utan den informationen måste du lägga till manuellt.
- Information som finns i kolumner som inte finns i importfilen, som t.ex. folkbokföringsadress, importeras inte utan ignoreras.
- Om du väljer att skapa en egen importfil istället för att använda den IdrottOnline tillhandahåller så behöver kolumnnamnen vara desamma som i den från IdrottOnline.
- Förbund kan inte importera uppgifter som medlemsnummer, medlemsdatum och familjeuppgifter.
- Det är möjligt att importera skridsko-pin. Exporterar du en skidskoklubbs medlemmar så kan du välja att ta med medlemmarnas skridsko-pin i en separat kolumn. När du sedan importerar medlemmarna så finns kolumnen för skridsko-pin med, dock som valfritt fält.
- Inställningar för extra uppgifter som ska finnas med för importerade personer.
- Skapa och skicka inloggningsuppgifter. Inloggningsuppgifter skapas och skickas endast ut till personer med fullständigt personnummer och en angiven e-postadress. Undantag för utländska personer utan fullständigt personnummer, även de får inloggningsuppgifter om e-postadress är angiven.
- Skicka ut e-postmeddelande om behörighet till administratören för en familj. E-postmeddelande skickas när en person blir ny admin för en familj, om e-postadress är angiven. Inloggningsuppgifter skapas och skickas ut om personen inte har detta sedan tidigare.
- Tar bort kontaktadress om folkbokföringsadress (SPAR-adress) finns. Om en person har en folkbokföringsadress så kommer kontaktadressen för personen inte att importeras. Om en folkbokföringsadress hämtas från SPAR vid ett senare tillfälle så kommer kontaktadressen försvinna vid det tillfället.
- Inställningar för hur data ska importeras.
- Fyller du inte i en kolumn som är valfri så raderas eventuella uppgifter som redan finns i registret. Exempel: om en person har ett angivet telefonnummer sedan tidigare men du lämnar det fältet tomt i importfilen så kommer telefonnumret att tas bort i registret.
- Se bilden nedan eller läs förklaringen under för att se vilka kolumner du kan skapa, uppdatera eller ta bort.
- Förnamn kan inte tas bort men kan uppdateras. Lämnas kolumnen tom så ligger den gamla informationen kvar.
- Alternativt förnamn kan skapas, uppdateras och tas bort.
- Efternamn kan inte tas bort men kan uppdateras. Lämnas kolumnen tom så ligger den gamla informationen kvar.
- Kön Denna information är låst.
- Nationalitet kan inte tas bort men kan uppdateras. Lämnas kolumnen tom så ligger den gamla informationen kvar.
- IdrottsID Denna information är låst.
- Födelsedatum/Personnummer kan inte tas bort men kan uppdateras. Lämnas kolumnen tom så ligger den gamla informationen kvar.
- Telefonnummer kan skapas, uppdateras och tas bort.
- E-postadress kan skapas, uppdateras och tas bort.
- Adress kan skapas, uppdateras och tas bort. Detta gäller inte om det finns en SPAR-adress. Om en person har en folkbokföringsadress så kommer kontaktadressen för personen inte att importeras. Om en folkbokföringsadress hämtas från SPAR vid ett senare tillfälle så kommer kontaktadressen försvinna vid det tillfället.
- Medlemsnummer kan skapas, uppdateras och tas bort.
- Medlemsdatum kan skapas, uppdateras och tas bort.
- Familj kan skapas, uppdateras och tas bort.
- Familj admin kan endast ändras. Det är nödvändigt att ha en admin i familjen.
- GruppID Det är möjligt att ändra grupptillhörighet genom att fylla i GruppID. De GruppID:n som finns med i fältet är de grupper som personen kommer vara medlem i.
- Skridskopin kan skapas, uppdateras och tas bort.
Regelverk för importfiler
- Om en person har ett fullständigt personnummer så ignoreras kolumnen för kön. Personnummer skriver över kön.
- Om en person har fullständigt personnummer så ignoreras kolumnen för nationalitet. Har personen ett fullständigt personnummer så ska nationaliteten alltid vara Sverige.
- Om importen av personer sker under en sektion (och inte under Föreningen) så tilldelas personerna automatiskt rollen Aktiv i idrott för den idrotten. Sker importen under Föreningen blir personerna inte automatiskt Aktiv i idrott.
- Om endast fullständigt personnummer, för- och efternamn finns med så hämtas övriga personuppgifter såsom kön och folkbokföringsadress från SPAR. Hämtningen från SPAR sker en gång per vecka och leder till att informationen i föreningens medlemsregister uppdateras.
Status
När en importfil har importerats korrekt så skickas du automatiskt vidare till Visa status. Det är även möjligt att som användare klicka på Visa status när som helst under uppladdningsfasen.
Då importen sker i bakgrunden finns det risk att statusen inte uppdateras i realtid om du inte tittar under Visa status. Uppdatera då sidan manuellt så kommer även statusen att uppdateras.
Betydelse av status
- Inkommen: Filen är inkommen och data hämtas och valideras.
- Förbereder: Data är uppladdad och väntar på att importeras.
- Pågår: Import pågår.
- Klar: Klar utan fel. Om informationen för en person validerades och är korrekt ifylld så kommer personen att importeras. Om information för en person inte validerades eller var felaktigt ifylld så kommer personen inte att importeras. Det kommer då stå att personen inte blev importerad när du klickar på filnamnet för att se detaljer för importen. Det finns även en exportfunktion som sammanställer de personer som inte importerades i en excelfil (med felmeddelande). Kopiera och skicka in detta till supporten för att få hjälp med att lösa problemet.
- Fel: Felaktig fil eller så har importen avbrutits. Antingen är informationen eller formatet i filen felaktigt eller så har importen avbrutits, t ex på grund av nätverksproblem eller andra tillfälliga fel. Personen som försökte ladda upp filen får ett felmeddelande. Kopiera och skicka in detta meddelande till supporten för att få hjälp med att lösa problemet.
Vid status Klar eller Fel: Klicka på filnamnet för att se detaljer för importen. Ett e-postmeddelande skickas till personen som laddade upp filen så snart importen är färdig.
Importera personer i en grupp
Importfunktionen fungerar även för grupper. Då gäller följande regelverk:
- I importfilen som ska användas för grupper finns inte kolumnen GruppID då samtliga personer i filen kommer att importeras till den aktuella gruppen. Är gruppen kopplad till en idrott så kommer alla personer automatiskt att få rollen Aktiv i idrott för aktuell idrott.
- Nya medlemmar importeras antigen som godkända eller inte godkända beroende på behörigheterna hos användaren som laddar upp importfilen.
- Ett mallförslag för gruppimport blir tillgängligt om tidigare gruppimporter har gjorts. När en import till en grupp sker för första gången så görs detta manuellt, från grunden.
- Vid import i en grupp gäller status endast de importer som är kopplad till den gruppen.